В заседании приняли участие губернатор ХМАО Наталья Комарова, президент Международного комитета спорта глухих Валерий Рухледев, президент Сурдлимпийского комитета России Александр Романцов, заместитель директора департамента развития физической культуры и массового спорта Минспорта России Владимир Малиц.
Открывая заседание, Н. Комарова отметила значимость спортивного события, которое предстоит провести в Югре: «Сурдлимпийские игры впервые пройдут на территории России. Мы оправдаем этот выбор. У нас есть хорошая спортивная база, однако для ее адаптации и подготовки предстоит многое сделать. Важно уже сейчас набрать необходимый темп».
В ходе заседания был утвержден план подготовительных мероприятий по организации Игр. В соответствии с документом, до конца апреля 2014 года Международный комитет спорта глухих совместно с Сурдлимпийским комитетом России разработают Положение о проведении Игр. Югра, в свою очередь, к этому периоду должна получить заключение технических делегатов и технических директоров о готовности спортивных объектов к проведению соревнований в соответствии с требованиями международных стандартов проведения Сурдлимпийских игр. Ряд инспекций проводится в настоящее время.
Особое внимание было уделено вопросам подготовки культурной и информационной программы Сурдлимпийских игр. Эти мероприятия должны быть адаптированы под возможности глухих и слабослышащих людей. В частности, это касается телетрансляций с использованием сурдоперевода и специальных мероприятий культурной программы.