Документооборот https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ это термин, который появляется одновременно с разработкой специального программного обеспечения в виде СЭД. По сути, он представляет собой определенную автоматизированную функцию, предназначенную для облегчения процесса хранения, группировки, поиска и архивирования информации о компании на предприятии.
Компания UCMS Group предлагает квалифицированные и профессиональные услуги по полному управлению документооборотом. Главными преимуществами сотрудничества с данной компанией будет то, что сотрудники знают о всех нововведениях по законодательству (правки по налоговым выплатам, отчислениям в ПФ и прочее), вы будете общаться с опытными профессионалами в этой сфере деятельности; сотрудники компании учитывают любые правки внутри компании клиента. Любой проект будет готов и полностью передан под управление на аутсорсинг за 1-2 месяца. Ответственные за документооборот специалисты знают актуальную методологию его ведения и автоматизации.
Официальные документы используются для комплексной хозяйственной деятельности и дальнейшей подготовки различных отчетов. Любой заказ, контракт, действие или учетная запись в организации последовательно проходят этапы создания, подтверждения, отправки, выполнения действий и занесения в архивы. Мобильная организация всех рабочих файлов не должна противоречить требованиям законодательства.
Чем дольше юридическое лицо ведет активную деятельность, тем больше у него договоров. Для них необходимо создать специальный реестр. Все входящие файлы необходимо регистрировать. Со временем может потребоваться поиск данных о транзакциях, проведенных несколько лет назад. Чтобы все эти процессы не вызывали непредвиденных задержек или проблем (задержки согласования, потеря данных), необходимо организовать квалифицированный документооборот. Готовое решение для автоматизации — Система электронного документооборота (СЭД) — помогает сделать это настолько простым, насколько это возможно. С их помощью вы можете упростить и улучшить хранение и обмен информацией внутри вашей организации и в сотрудничестве с другими бизнес-объектами.
Преимущества управления файлами в электронном формате
Использование систем электронного документооборота позволяет перенести рутинные, но важные рабочие процессы в безошибочную процедуру, не ограниченную рабочими днями. Кроме того, решения по автоматизации имеют следующие положительные моменты и преимущества:
Обеспечить сохранность документов;
Сократить время на поиск и согласование важной рабочей информации;
Уменьшить количество бумажных документов;
Возможность хранить все типы файлов: видео, диаграммы, графики, презентации;
Единые процедуры обработки данных;
Контролировать документооборот и соблюдать дисциплину;
Обеспечьте конфиденциальность и высокую информационную безопасность.
