Чтобы доказать целевую трату аванса, необходимо составить авансовый отчет. Иначе все потраченные деньги работник, получивший подотчетные суммы, должен будет вернуть в кассу. Составлять отчет требуется, строго соблюдая нормативные требования. Заполнение авансового отчета происходит на бланке №АО-1, затем отчет вместе с прикрепленными документами, подтверждающими траты, передается работником в бухгалтерию. Заполнять бланк нужно с обеих сторон, причем большую часть информации вносит работник, меньшую — бухгалтер.
Лицевая сторона: особенности
— название организации;
— должность, место работы;
— Ф.И.О сотрудника;
— цель аванса;
— дата документа, по которому получены деньги, их сумма. Если работник не истратил часть аванса, или, напротив, допустил перерасходование денежных средств, информация об этом обязательно вносится.
На лицевых сторонах предусматривается табличка для бухгалтерских отметок. Внизу бланка размещается отрывной элемент — расписка, заполнит которую уже бухгалтер. В расписку бухгалтер вносит дату отчета, фамилию работника, сумму трат в целом, число принятых оправдательных документов. После внесения отметок бухгалтер, оторвав расписку, вручает ее подотчетному лицу.
Заполнение оборотной стороны
Обязанности по верному заполнению оборотной стороны лежат исключительно на подотчетных лицах. На эту сторону вносится информация об оправдательных документах. На бланке имеются строки и графы, в которые пишут следующие сведения:
— даты документов, оправдывающих траты;
— порядковый номер документа;
— номера, нанесенные на документы продающими лицами и организациями;
— перечень документов по наименованиям, упоминаются названия получателей денег, перечень операций (плата за проезд, закупка товаров, др.);
— общая сумма трат.
Вместе с прикрепленными к нему документами заполненный отчет работник доставляет в бухгалтерию. Посещение бухгалтерии рекомендуется не откладывать, поскольку нормативами оговорен определенный период отчетности. Не позже 3 дней после выполнения поставленной задачи работник обязан отчитаться, если другой срок не предусмотрен приказами руководителя. Полный расчет с работником осуществляется, когда руководитель утвердит отчет. Чтобы не было досадных недоразумений, отчет о тратах следует составлять правильно и сдавать в срок.
Лицевая сторона: особенности
В непременном порядке в строки лицевой части вписываются:
— название организации;
— должность, место работы;
— Ф.И.О сотрудника;
— цель аванса;
— дата документа, по которому получены деньги, их сумма. Если работник не истратил часть аванса, или, напротив, допустил перерасходование денежных средств, информация об этом обязательно вносится.
На лицевых сторонах предусматривается табличка для бухгалтерских отметок. Внизу бланка размещается отрывной элемент — расписка, заполнит которую уже бухгалтер. В расписку бухгалтер вносит дату отчета, фамилию работника, сумму трат в целом, число принятых оправдательных документов. После внесения отметок бухгалтер, оторвав расписку, вручает ее подотчетному лицу.
Заполнение оборотной стороны
Обязанности по верному заполнению оборотной стороны лежат исключительно на подотчетных лицах. На эту сторону вносится информация об оправдательных документах. На бланке имеются строки и графы, в которые пишут следующие сведения:
— даты документов, оправдывающих траты;
— порядковый номер документа;
— номера, нанесенные на документы продающими лицами и организациями;
— перечень документов по наименованиям, упоминаются названия получателей денег, перечень операций (плата за проезд, закупка товаров, др.);
— общая сумма трат.
Вместе с прикрепленными к нему документами заполненный отчет работник доставляет в бухгалтерию. Посещение бухгалтерии рекомендуется не откладывать, поскольку нормативами оговорен определенный период отчетности. Не позже 3 дней после выполнения поставленной задачи работник обязан отчитаться, если другой срок не предусмотрен приказами руководителя. Полный расчет с работником осуществляется, когда руководитель утвердит отчет. Чтобы не было досадных недоразумений, отчет о тратах следует составлять правильно и сдавать в срок.